Podstawowa Opieka Zdrowotna - wyjaśnienia dla świadczeniodawców (2) - weryfikacja deklaracji wyboruWyjaśnienia WOW NFZ - Odpowiedzi na pytania dotyczące weryfikacji deklaracji wyboru w POZ (2)Pytanie: Firmę założyłam w 2002 r. od 1999 pracowałam w SPZOZ na kontrakcie i od tego momentu mam składane deklaracje - ale w komputerze widnieją daty 01,01,2002r - w większości przypadków, od tego roku przeszłam na swoja firmę. Ówczesna WKCH nie kazała mi zbierać ponownych deklaracji?Odpowiedź: Jeżeli deklaracje w SPZOZ-ie były zbierane imiennie na lekarza, który w późniejszym okresie założył swoja Firmę, deklaracje takie zachowują swoja ważność. Późniejsza data wpisana elektronicznie nie powoduje nieważności tych deklaracji.Pytanie: Po zrobieniu porządków w deklaracjach w 2002 roku okazało się ze paręset deklaracji w ogóle nie zostało wprowadzonych do komputera - a złożyli je np. w 1999 - 2001 roku?Odpowiedź: Staranność wprowadzania deklaracji do wersji elektronicznej uzależnione jest od osoby, która to wykonuje. Jeżeli świadczeniodawca powiadomił WRKCH o problemie wskazanym wyżej, wtedy po dostarczeniu uzupełnionej listy z nie wprowadzonymi deklaracjami, następowała ponowna weryfikacja a co za tym idzie, świadczeniodawca dokonywał korekty rachunków. Ważne jest też aby teraz stan deklaracji papierowych i elektronicznych był zgodny.Pytanie: Kiedyś były takie formularze z tabelka, w która wpisywało się ubezpieczonego i jego rodzinę czyli np. jedna rodzina na 1 deklaracji. Okazuje się mam parędziesiąt takich deklaracji, gdzie rodzina deklaruje się należeć do lekarza i są wprowadzeni do komputera ale np. każdy z inna data. Zazwyczaj późniejsza niż chcieli należeć?Odpowiedź: Wcześniejsze deklaracje dopuszczały wpisywanie na jednym formularzu deklaracji nie tylko ubezpieczonego ale i osoby będące na jego ubezpieczeniu, i takie deklaracje zachowują ważność. Dziwi nas jednak fakt, że wprowadzano dane z jednego dokumentu deklaracji z różnymi datami w wersji elektronicznej, niemniej jednak i taka deklaracja zachowuje ważność, jeżeli data elektroniczna jest późniejsza od daty na formularzu papierowym.Pytanie: Moje pytanie dotyczy zgodności dat w formie pisemnej jak i elektronicznej. Czy należy te deklaracje poprawiać?Odpowiedź: Jeżeli data elektroniczna jest późniejsza od daty na formularzu papierowym, deklaracja taka jest ważna, nie należy jej poprawiać. W przeciwnym wypadku trzeba nanieś poprawkę w wersji elektronicznej.Pytanie: Zdarzało się tak, ze pielęgniarka położna czy pani w rejestracji, albo i ktoś z rodziny zrobił błędy w deklaracji - są one poprawiane i przystawiona parafka oraz pieczątka - co oznacza ze błąd się zdarzył i jest poprawiony. Takie deklaracje tez należy poprawić?Odpowiedź: Wszystkie dokumenty, na których dokonuje się skreśleń i nanosi się odpowiednie poprawki, winny być parafowane zarówno przez osobę, która zrobiła błąd jak i tą, która dokonała poprawek. Wtedy taki dokument zachowuje ważność.Pytanie: Zdarzało się również tak, że pacjenci należeli od dawien dawna... ale nie otrzymaliśmy ich deklaracji z SPZOZ gdy przeszliśmy na swoje. w tym wypadku wypisać należy deklaracje w nowej formie, ale z data widniejąca w komputerze?Odpowiedź: Zasada główna przy wprowadzaniu deklaracji do wersji elektronicznej: Nie posiadając formularza deklaracji w wersji papierowej, niedopuszczalnym jest, aby wprowadzać dane pacjenta do wersji elektronicznej. Data w wersji elektronicznej zawsze powinna być datą późniejszą lub taką samą jak data naniesiona na formularzu deklaracji.Pytanie: Mam pytanie odnośnie zgodności daty deklaracji papierowej z datą w systemie. Od stycznia 2004 roku w Przychodni pracuje nowa pielęgniarka środowiskowa, która w styczniu 2004 zaczęła zbierać nowe deklaracje, a stare deklaracje pielęgniarskie zostały wycofane. Ponieważ jednak lista aktywna za styczeń 2004 obejmowała osoby zapisane w grudniu, a nie w styczniu, za miesiąc styczeń NFZ nie zapłaciłby za tych pacjentów. Pracownicy NFZ powiedzieli, że w takiej sytuacji, możemy zostawić datę złożenia deklaracji do poprzednio zatrudnionej pielęgniarki (czyli sprzed 1 stycznia 2004 roku), a jedynie "przepiąć" taką deklarację do nowej pielęgniarki, z uwagi na ciągłość opieki pielęgniarki środowiskowej w Przychodni (nie było przerwy). Takie daty do dziś wskazywane są w listach aktywnych. Jednak po przeczytaniu komunikatu o zakresie kontroli deklaracji, chciałbym zapytać, czy w trakcie kontroli nie będzie to traktowane jako błąd (mimo, że postąpiliśmy zgodnie z wskazówkami NFZ) i czy nie powinniśmy zmienić tych dat na te widniejące na deklaracji do nowej pielęgniarki?Odpowiedź: Od 2004 roku zapisy umów w rodzaju POZ nie pozwalały na przepinanie deklaracji elektronicznie na inne osoby, na które nie były zbierane deklaracje. Deklaracje osób zaprzestających udzielanie świadczeń wygasały. NFZ informował świadczeniodawców, że jeżeli mają świadomość o zaprzestaniu udzielania świadczeń przez osoby, na które były złożone deklaracje, mogą zacząć zbierać deklaracje we wcześniejszym okresie niż okres zatrudnienia nowych osób, informując ubezpieczonych, że deklaracja nabierze mocy prawnej z data zatrudnienia nowej osoby (osoba nowo zatrudniona winna spełniać wymogi formalno prawne dotyczące kwalifikacji). Zatem, przepinanie deklaracji było błędem.Pytanie: Dawniej deklaracje były zbierane rodzinami (tzn. na jednej kartce deklaracji byli wpisani wszyscy członkowie rodziny). Co w przypadku jeśli jedna lub dwie osoby wyprowadziły się lub zmieniły nazwisko? Należy podpisywać i składać nowa deklarację czy wystarczy wprowadzić zmiany na starej rodzinnej?Odpowiedź: Wcześniejsze deklaracje dopuszczały wpisywanie na jednym formularzu deklaracji nie tylko ubezpieczonego ale i osoby będące na jego ubezpieczeniu, i takie deklaracje zachowują ważność. Osoba zmieniająca miejsce swojego pobytu, która chce zmienić świadczeniodawcę, winna złożyć nowa deklaracje u świadczeniodawcy ze świadczeń, którego chce korzystać. Jeżeli natomiast następuje zmiana nazwiska, a ubezpieczony nie chce zmieniać osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych, wtedy wystarczy dokonać poprawy, parafując zmianę przez strony.Pytanie: Czy za błędne będą uznane deklaracje które są wpisane w komputerze z datą rozpoczęcia działalności, a na druku mają datę wcześniejszą 2-3 miesięczną?Odpowiedź: Deklaracje są ważne jeżeli data wpisu elektronicznego jest datą późniejszą niż data złożenia deklaracji.Pytanie: Mamy pacjentów, których data wpisu widoczna na deklaracji w formie papierowej jest wcześniejsza niż data w systemie KSSWD. Sytuacja taka zaistniała w momencie gdy będąc u pacjenta np. 25 lutego panie pielęgniarki zostawiały mu deklarację do wypełnienia, po czym pacjent zwracał ją już w kolejnym miesiącu rozliczeniowym, czyli np. 10 marca. Pacjent na deklaracji podał datę 25 luty, a myśmy wprowadzili ją do systemu w marcu. Czy w tej sytuacji konieczne jest dokonanie jakichś zmian w systemie bądź pobranie od pacjenta ponownej deklaracji z datą z marca.Odpowiedź: Nie. Wprowadzenie pacjenta do systemu z datą późniejszą, skutkuje późniejszym przekazywaniem środków przez NFZ, za tego pacjenta świadczeniodawcy.Pytanie: Czy każde skreślenie na deklaracji należy parafować? Jeżeli tak to co zrobić z deklaracjami wcześniejszymi? I co z pozycjami na deklaracjach zamazanymi korektorem?Odpowiedź: Każde skreślenie na każdym dokumencie winno być parafowane przez strony, te zasady obowiązują nie tylko deklaracje. Zatem, jeżeli są skreślenia to winny one być parafowane przez strony. Jeżeli dokonano zamazania części wiadomości korektorem, i w to miejsce naniesiono poprawki, zmiana ta winna być czytelna i parafowana przez strony. W razie wątpliwości co do czytelności poprawek, sugerujemy wypisanie nowej deklaracji.Pytanie: Mam pytanie dotyczące początku zbierania deklaracji tj.1999r. Nie wpisywaliśmy numeru karty ubezpieczenia zdrowotnego. Przy noworodkach są braki nr PESEL gdyż był podawany PESEL opiekuna. Czy to także będzie podlegało kontroli?Odpowiedź: Dowód ubezpieczenia winien być sprawdzany przy każdej wizycie, wpisanie nr karty ubezpieczenia zdrowotnego, nie stanowi podstawy do udzielenia świadczenia, nie będzie też celem kontroli. Jeżeli dziecko uzyska nr PESEL, winien on być uzupełniony w deklaracji przez osobę składającą deklarację lub na podstawie dokumentu potwierdzającego te dane przez osobę upoważnioną przez świadczeniodawcę.Pytanie: Kiedyś /przed rokiem 2004/ położne zbierały tzw. oświadczenia /nie deklaracje/ od noworodków /tzn. od ich matek/ deklarujące wybór określonej położnej. Czy powinny posiadać deklaracje na te dzieci /zapisane przed rokiem 2004/ po tym roku, czy może wystarczą wcześniej złożone oświadczenia. Na tych oświadczeniach nie ma peselu dziecka, jest tylko pesel matki i imię dziecka.Odpowiedź: Na podstawie nr PESEL są weryfikowani pacjenci. Deklaracja wyboru jest dokumentem na podstawie którego świadczeniodawca dokonuje wpisu na swoja listę pacjentów, za których płaci NFZ. Oświadczenie jest dokumentem niepełnym dla celów weryfikacji, zatem należy wypełnić nowa deklarację.Pytanie: Chcielibyśmy się dowiedzieć jak będą traktowane podczas kontroli deklaracje, na których widnieje jedna pieczątka Poradni (z wszystkimi danymi i nr umowy) oraz pieczątka imienna lekarza? Czy będą one uznane za nieważne? Większość naszych deklaracji tak wygląda - czy powinniśmy teraz uzupełniać dodając jeszcze raz pieczątkę Poradni (a chodzi o ponad 15 000 deklaracji!), zgodnie z odpowiedzią na jedno z pytań zawartą na Państwa stronie internetowej? Mam pytanie odnośnie tych pieczątek na deklaracji -to co mam zrobić jak na roku 2001 mam tylko jedna pieczątkę -a nie mam już pieczątki z umowa za 2001?Odpowiedź: Odpowiedź, która zamieściliśmy wcześniej dotyczyła pieczątki czy raczej pieczątek, które winny być przypieczętowane przy wypełnianiu deklaracji (nowej deklaracji), że wtedy można w dwóch wymaganych miejscach zastosować jednobrzmiąca pieczątkę. W Państwa przypadku oczywiście nie trzeba pieczętować drugi raz. Państwa deklaracje są ważne.Aleksandra StammZ-ca Dyrektora ds. MedycznychWielkopolskiego Oddziału WojewódzkiegoNarodowego Funduszu Zdrowia